Genel Bakış
Belge ve dijital varlık yönetimi hizmetleri; kurumsal yazışmaların elektronik ortamda üretilmesi, onaylanması, dolaşımı ve yasal saklama süreleri boyunca arşivlenmesini kapsar. EBYS üzerinden e-imza ile yürütülen resmi yazışmalar, DocSpace dijital arşiv, KEP entegrasyonu ve kurumsal logo/şablon kütüphanesi ile bütünleşik biçimde sunulur. Tüm süreçler 6698 sayılı KVKK saklama ve imha yükümlülükleri ile ISO/IEC 27001:2022 bilgi güvenliği gereksinimleri çerçevesinde tasarlanmıştır.
- e-İmzaNitelikli elektronik sertifika ile resmi onay
- KEPYasal geçerli kayıtlı elektronik posta
- VersiyonlamaBelge geçmişi ve denetim izi
- KVKKSaklama ve imha politikası uyumlu
Sunulan Hizmetler
EBYS Erişim ve Yetkilendirme
Personel görev tanımına uygun rol ve yazışma yetkisinin tanımlanması.
e-İmza Sertifikası
TÜBİTAK Kamu SM nitelikli elektronik sertifika başvuru ve kurulum desteği.
KEP Adresi
Kurum sözleşmesi kapsamında karar yetkilileri için kayıtlı e-posta adresi.
Dijital Arşiv
DocSpace üzerinde uzun süreli, aranabilir, yetki kontrollü belge arşivi.
Kurumsal Şablon (Word/Excel/PPT)
Yazışma usulüne uygun Word, Excel, PowerPoint şablon kütüphanesi.
Logo Kütüphanesi
Birim ve etkinlik logoları için merkezi vektörel kaynak deposu.
Belge Saklama (KVKK)
KYS.POL.05 saklama ve imha planına göre süre ve erişim kontrolü.
Belge Arama / Sorgu
EBYS ve dijital arşivde tam-metin arama, gelişmiş filtre ve geçmiş izleme.
Hizmet Seviyesi
| Kapsam | Hedef |
|---|---|
| EBYS Yetki Tanımlama | 2 iş günü |
| e-İmza Başvuru (TÜBİTAK Kamu SM) | 5–10 iş günü |
| KEP Adresi Aktivasyonu | 3 iş günü |
| Şablon / Logo Talebi | 1 iş günü |
| Arşiv Sorgu Yanıtı | 1 iş günü |
| Sistem Uptime | %99,5 (planlı bakım hariç) |
Kimler Erişebilir
- EBYS — tüm idari ve akademik personel (rol bazlı)
- e-İmza — karar yetkilileri (rektör, dekan, müdür, yöneticiler)
- KEP — kurum sözleşmesi kapsamında tanımlı temsilciler
- Birim sekreterleri — havale, dağıtım, birim arşivi
- Dijital arşiv — yetki seviyesine göre okuma / yazma
- Şablon ve logo — tüm personel
Nasıl Başvurulur
Birim Talebi
Birim yöneticisi desk.hku.edu.tr üzerinden EBYS / e-İmza / KEP talebini açar; ad-soyad, unvan, birim ve istenen rol bilgilerini belirtir. Detay: BİM.PR.05.
BİM / EBYS Yetki Tanımı
Bilgi İşlem talep onayı sonrası EBYS'de rol tanımlar; e-İmza başvurusu için TÜBİTAK Kamu SM yönlendirmesini yapar. Değişiklikler BİM.PR.09 kapsamında loglanır.
Kullanıcı Eğitimi
Yeni kullanıcı; EBYS yazışma akışı, e-imza kullanımı ve dijital arşiv eğitimine davet edilir. Kalıcı belgeler kalite.hku.edu.tr üzerinden erişilebilir.
Sık Sorulan Sorular
Birim yöneticiniz desk.hku.edu.tr üzerinden EBYS yetki talebi açtıktan sonra Bilgi İşlem hesabınızı tanımlar. İlk şifreniz kurumsal e-postanıza iletilir; ilk girişte değiştirmeniz zorunludur. Detay: BİM.PR.05.
Sertifika geçerlilik süresinin bitimine 30 gün kala TÜBİTAK Kamu SM tarafından bilgilendirme e-postası gönderilir. Yenileme başvurusunu Kamu SM portalı üzerinden yapabilir, kart okuyucu/sürücü kurulumu için Bilgi İşlem desteği alabilirsiniz.
EBYS içinde Belge Arşivim menüsünden yetkiniz dahilindeki tüm geçmiş yazışmaları arayabilirsiniz. Birim arşivi için birim sekreteriniz, kurum genel arşivi için Yazı İşleri Müdürlüğü yetkilidir. Belge saklama süreleri KYS.POL.05 kapsamındadır.
Logo kütüphanesindeki vektörel dosyalar yalnızca resmi kurumsal yayınlarda, kurumsal kimlik kılavuzuna uygun renk ve oranlarda kullanılabilir. Modifiye edilmiş logo, üçüncü taraf yayında veya sponsor materyalde kullanım için Kurumsal İletişim onayı gereklidir.
Saklama süreleri belge türüne göre değişir: resmi yazışma 30 yıl, mali belge 10 yıl, personel özlük dosyası emeklilik+10 yıl, kişisel veri içeren talep formları amaca uygun süre + imha. Tüm süreler KYS.POL.05 — Saklama ve İmha Politikası ile yönetilir.
İlgili Prosedür ve Talimatlar
- BİM.PR.05 — Denetim ve İzleme
- BİM.PR.09 — Değişim Yönetimi
- BİM.PR.23 — Yedekleme ve Geri Yükleme
- BİM.PR.24 — Loglama ve Denetim İzi
- KYS.POL.05 — Saklama ve İmha Politikası
- KYS.POL — KVKK Kişisel Veri Saklama Süreleri
Tüm KYS belgeleri kalite.hku.edu.tr üzerinden yayınlanmaktadır.