BİM.PR.16 — Kurumsal E-Posta Açtırma Prosedürü
| Belge No | BİM.PR.16 | Sürüm | 1.0 | İlk Yayım | 26.04.2026 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sahip Grup | Sistem ve Sunucu Yönetimi | ||||
| Onaylayan | Mehmet ARARAT — Bilgi İşlem Müdürü | ||||
| Yasal Dayanak | KVK m.4-5 · ISO/IEC 27001:2022 A.5.16 | ||||
| İlgili Belgeler | KYS.POL.01 P04 (E-Posta), KYS.POL.03, KYS.POL.04, BİM.PR.12, BİM.PR.13, BİM.PR.15, BİM.PR.18 |
1. Amaç ve Kapsam
KYS.POL.01 P04 (E-Posta Politikası) çerçevesinde, Google Workspace üzerinde kurumsal e-posta hesabı açma talebinin, onay zincirinin, isim formatlarının ve karşılama paketinin asgari standartlarını belirler. Yeni alınan personel ve öğrencileri kapsar.
2. Mail Platformu ve Mülkiyet
Üniversite kurumsal e-posta hizmeti Google Workspace (G-Suite) üzerinde yürütülür.
– Personel: @hku.edu.tr
– Öğrenci (2025 sonrası kayıt): <okul_no>@std.hku.edu.tr
Mülkiyet (P04 m.462 — Madde 1.3.3): Kurum alan adı üzerinden açılmış e-posta adresleri kişisel mail olarak kullanılamaz. Mülkiyet hakkı her zaman alan adı sahibine (Üniversite) aittir. Kuruma ait alan adı üzerinden yapılan elektronik gönderiler Kurumu temsil eder.
3. Açtırma Yetkisi
Kullanıcı kendisi mail talep edemez. Talep eden ve onay zinciri:
| Kullanıcı tipi | Talebi açan | Onay |
|---|---|---|
| İdari personel | İK Müdürlüğü | Birim Amiri → İK → BİM |
| Akademik personel | Bölüm Sekreteri / İK | Bölüm Başkanı → Dekan → İK → BİM |
| Yarı zamanlı personel | Birim Amiri | Birim Amiri → İK → BİM |
| Misafir öğretim üyesi | Davet eden bölüm | Bölüm Başkanı → Dekan → İK → BİM |
| Öğrenci (otomatik) | Öğrenci İşleri Müdürlüğü | Kayıt sonrası otomatik |
4. E-Posta İsim Standardı
Personel hesapları aşağıdaki kurallara göre oluşturulur:
| Senaryo | Format | Örnek |
|---|---|---|
| 1 ad, 1 soyad | ad.soyad |
Ali Yıldız → ali.yildiz |
| 2 ad, 1 soyad | <1.adın baş harfi><2.ad>.<soyad> |
Mehmet Ali Yılmaz → mali.yilmaz |
| 1 ad, 2 soyad | <ad>.<1.soyad baş harfi><2.soyad> |
Sema Akçı Kaya → sema.akaya |
| 2 ad, 2 soyad | <1.adın baş harfi><2.ad>.<1.soyad baş harfi><2.soyad> |
Ayşe Zehra Tanrıöver Kaya → azehra.tkaya |
Karakter dönüşümü: ç→c · ğ→g · ı→i · İ→i · ö→o · ş→s · ü→u. Tümü küçük harf, boşluk/tire kaldırılır.
Çakışma: 2. ad/2. soyadın bir sonraki harfi eklenir; çakışma sürerse rakam (ali.yildiz2). Karar BİM Sistem ve Sunucu Grubu.
5. SLA
İK kaydı tamamlandıktan 1 iş günü içinde hesap aktif edilir + karşılama maili gönderilir.
6. Karşılama Paketi
Kullanıcının kişisel e-posta adresine:
- Kurumsal kullanıcı adı + tek seferlik geçici şifre
portal.hku.edu.trilk giriş kılavuzu (şifre değiştirme zorunluluğu)- 2FA kurulum talimatı (zorunlu — BİM.PR.13)
- 7 gün içinde kurmayan kullanıcıya hatırlatma
- 14 gün sonra hesap geçici askıya alınır
- Kişisel cep numarası kayıt zorunluluğu (KVK aydınlatması ile)
- KYS.POL.04 (İnternet Erişim) özet ve tam metin linki
- KYS.POL.03 (KVK) ve aydınlatma metinleri linki
- Yardım Masası: 444 6 458 / dahili 8002,
destek@hku.edu.tr,destek.hku.edu.tr - Ücretsiz yazılım kataloğu (BİM.PR.29)
7. Standart E-Posta İmzası (KYS.POL.01 P01 m.357)
Tüm gönderilerde aşağıdaki standart imza kullanılır:
“Bu e-posta mesajı ve ekinde bulunabilecek dosyalar yalnız mesajın alıcı hanesinde kayıtlı kullanıcı(lar) içindir. Mesajın alıcısı değilseniz, lütfen hemen göndericiyi uyarınız. Mesajı dağıtmayınız, kopyalamayınız, içeriğini açıklamayınız ve çıktı almaksızın siliniz. Bu mesajda kayıtlı görüş ve düşünceler hiçbir şekilde Hasan Kalyoncu Üniversitesi’ne atfedilemeyeceği gibi, kurumumuz açısından bağlayıcı da değildir. Virüs ve kötü amaçlı yazılımların bu mesajda yerleşmesinin engellenmesi amacıyla gerekli tüm önlemler alınmış olsa da, bu mesajın sisteminizde yaratabileceği kayıp ve zararlardan dolayı kurumumuz hukuken sorumluluk kabul etmez. https://www.hku.edu.tr”
İngilizce versiyon Google Workspace imza şablonunda yer alır. Karşılama mailinde imza imajı ekleme rehberi gönderilir.
8. Hesap Türü Sınırları
- Misafir öğrenci ve yaz okulu öğrencisi → kurumsal mail verilmez (BİM.PR.15)
- Yarı zamanlı personel → kurumsal mail verilir (sözleşme süresi)
- Misafir öğretim üyesi → kurumsal mail verilir (davet süresi)
9. KVKK
Hesap açılışında işlenen kişisel veriler (ad-soyad, TC, sicil no, kişisel cep, dahili) KYS.POL.03 kapsamında kaydedilir. Aydınlatma metni karşılama mailinde yer alır.
10. Yürürlük
26.04.2026; Ocak/Temmuz revizyonu.
Hasan Kalyoncu Üniversitesi · Bilgi İşlem Müdürlüğü
Osmanlı Mah. Havaalanı Yolu Üzeri 8. Km 27010 Şahinbey/Gaziantep
444 6 458 · destek@hku.edu.tr · destek.hku.edu.tr · portal.hku.edu.tr
KEP: hasankalyoncu.unv@hs01.kep.tr