BİM.PR.19 — Cihaz Teslim ve Zimmet Prosedürü (Mahsuplaşma Çerçevesi)
| Belge No | BİM.PR.19 | Sürüm | 1.0 | İlk Yayım | 26.04.2026 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sahip Grup | Kullanıcı Destek Grubu | ||||
| Eşgüdüm | Mali İşler Müdürlüğü, İK Müdürlüğü | ||||
| Onaylayan | Mehmet ARARAT — Bilgi İşlem Müdürü | ||||
| Yasal Dayanak | KVK m.12 · İş Kanunu m.32 · Vakıf Yükseköğretim Yönetmeliği · ISO/IEC 27001:2022 A.5.10 / A.5.11 | ||||
| İlgili Belgeler | KYS.POL.01 P30 (Varlıklara Sorumluluk), P22 (Ortam), P23 (Teçhizat), KYS.POL.05, BİM.PR.04 (Bakım), BİM.PR.20, BİM.PR.21, BİM.PR.22 |
1. Amaç ve Kapsam
Hasan Kalyoncu Üniversitesi personeline ve gerektiğinde öğrencilere zimmetle teslim edilen bilişim cihazlarının yaşam döngüsü, sorumluluk paylaşımı ve ayrılış mahsuplaşma çerçevesini belirler.
2. Zimmetli Cihaz Kapsamı
- Laptop, masaüstü bilgisayar
- Kurumsal cep telefonu, tablet
- Monitör, yazıcı/tarayıcı/çok fonksiyonlu cihaz
- Çevre birimleri (klavye, fare, dock, kamera, mikrofon)
- IP telefon
- Erişim kartı, donanım anahtarı (FIDO2 / akıllı kart / token)
- Kullanıcıya tahsis edilen ağ cihazı (switch, AP)
3. Teslim Süreci
- Birim amiri
destek.hku.edu.trüzerinden cihaz talebi açar (gerekçe + spesifikasyon). - BİM Kullanıcı Destek Grubu uygun cihazı belirler (envanterden veya yeni alım — Mali İşler).
- Cihaz hazırlanır: kurumsal işletim sistemi imajı, güvenlik politikaları, MDM kaydı, antivirüs, disk şifreleme.
- Personel dijital zimmet formu imzalar (SAP Demirbaş + Portal entegrasyonu — BİM.PR.22).
- Cihaz seri numarası + zimmet sahibi ID’si envantere kaydedilir.
- Personele kullanım kılavuzu + bilişim güvenliği özet broşürü teslim edilir.
4. Cihaz Üzerinde Standart Kurulum
- Yetkili işletim sistemi sürümü + güncel patch’ler (BİM.PR.04)
- Microsoft 365 (lisansı varsa), kurumsal antivirüs
- VPN client önceden yapılandırılmış (BİM.PR.27)
- Disk şifreleme zorunlu (BitLocker / FileVault)
- Kullanıcıda yerel admin yetkisi yok (sadece BİM)
- MDM kaydı zorunlu
- Otomatik ekran kilidi 30 dk (BİM.PR.14 m.5)
5. Cihaz Ömürleri (Faydalı Ömür Tablosu)
| Cihaz | Faydalı ömür |
|---|---|
| Laptop | 5–6 yıl |
| Masaüstü | 6–7 yıl |
| Cep telefonu | 4–5 yıl |
| Tablet | 4–5 yıl |
| Monitör | 7–8 yıl |
| Yazıcı | 7–10 yıl |
6. Mahsuplaşma Çerçevesi (Vakıf Üniversitesi)
Personel veya öğrencinin görevden ayrılışı sırasında zimmetli cihaz iadesi yapılmamış veya cihazda dikkatsizlik kaynaklı hasar/kayıp varsa:
- Kalan bedel Mali İşler Müdürlüğü ve İK Müdürlüğü koordinasyonunda mahsuplaşma sürecinde hesaplanır.
- Hesaplama, cihazın kalan amortisman değeri (madde 5’teki ömür tablosundan) ve sözleşmenin ilgili maddeleri dikkate alınarak yapılır.
- Mahsuplaşma maaş/tazminat/yardım hesabıyla yapılır; ayrı bir hukuki süreç başlatılmaz.
- Polis tutanağı ile belgelenmiş hırsızlık ve ihmali olmayan kayıplarda mahsuplaşma uygulanmaz.
7. İade Süreci
Cihaz değişimi/personel ayrılışında:
1. Cihaz BİM’e teslim edilir.
2. Disk DoD 5220.22-M (3-pass) ile güvenli silinir veya gerekirse fiziksel imha (KYS.POL.05).
3. Envanter güncellenir, zimmet düşürülür (BİM.PR.21).
8. KVK ve Sorumluluk
Cihazda kişisel veri olabileceğinden BİM, iade öncesi/sonrası tüm imha işlemlerini KVK m.7 + KYS.POL.05 kapsamında yapar; tutanak düzenlenir.
9. Yürürlük
26.04.2026; Ocak/Temmuz revizyonu.
Hasan Kalyoncu Üniversitesi · Bilgi İşlem Müdürlüğü
Osmanlı Mah. Havaalanı Yolu Üzeri 8. Km 27010 Şahinbey/Gaziantep
444 6 458 · destek@hku.edu.tr · destek.hku.edu.tr · portal.hku.edu.tr
KEP: hasankalyoncu.unv@hs01.kep.tr