Hesap Kapanması ve Veri Koruma

Hasan Kalyoncu Üniversitesi ile öğrencilik veya görev ilişkiniz sona erdiğinde, kurumsal kaynaklara erişim hakkınız da aşamalı olarak kaldırılır.

1. Öğrenci Hesapları – Mezuniyet ve Ayrılma

Durum	Süreç
Mezuniyet	Hesap 6 ay süreyle aktif kalır, sonrasında salt okunur moda geçer.
Salt okunur dönem	6 ay sonrası 3 ay boyunca yalnızca veri dışa aktarma için erişilebilir.
Kalıcı kapanma	Toplam 9. ay sonunda hesap kapatılır, veriler silinir.
Kayıt silme / ilişik kesme	Hesap 30 gün içinde kapatılır.

2. Personel Hesapları – Ayrılma

İnsan Kaynakları’nın ayrılma bildirimini takiben hesap en geç 3 iş günü içinde askıya alınır.
Askıya alınan hesaba giriş yapılamaz; gelen e-postalar belirlenen yedek adrese yönlendirilir.
30 gün boyunca veri dışa aktarma talebi için hesap geçici olarak açılabilir.
30 gün sonunda hesap kapatılır ve içerik kurumsal arşive taşınır.

Önemli: Kurumsal hesapta bulunan belgeler, e-postalar ve Drive dosyaları HKÜ’ye aittir. Ayrılma öncesi kişisel verilerinizi ayırt etmeniz ve izin verilen kapsamda dışa aktarmanız tavsiye edilir.

3. Ayrılmadan Önce Kontrol Listesi

Kişisel dosyalarınızı Google Drive dışında bir konuma aktarın.
Kurumsal belgelerin devri için birim içinde yetki paylaşın.
Gelen kutunuzu temizleyin; kurumsal yazışmaları ilgili arşive taşıyın.
Grup e-posta / takım yöneticiliği olan üyeliklerden ayrılın veya devredin.
Google Takeout ile kişisel olan verilerinizi dışa aktarın.

4. Google Takeout ile Veri Dışa Aktarma

takeout.google.com adresine kurumsal hesabınızla giriş yapın.
Dışa aktarmak istediğiniz servisleri seçin (Gmail, Drive, Takvim, Contacts).
Dosya biçimi ve parça boyutunu belirleyin.
“Dışa Aktarma Oluştur” düğmesine tıklayın.
İndirme bağlantıları 7 gün içinde süresi dolar; zamanında indirin.

5. KVKK Kapsamında Haklarınız

Verilerinize erişme ve kopya talep etme.
Kişisel verilerinizin silinmesini talep etme (yasal saklama süreleri dışında).
Yanlış verilerin düzeltilmesini talep etme.
Başvurularınızı kvkk@hku.edu.tr adresine iletebilirsiniz.