BİM.PR.17 — Toplu E-Posta Gönderim Yetkisi Prosedürü
| Belge No | BİM.PR.17 | Sürüm | 1.0 | İlk Yayım | 26.04.2026 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sahip Grup | Sistem ve Sunucu Yönetimi | ||||
| Onaylayan | Mehmet ARARAT — Bilgi İşlem Müdürü | ||||
| Yasal Dayanak | KVK m.5 · 6563 sayılı E-Ticaret Kanunu · ISO/IEC 27001:2022 A.5.13 | ||||
| İlgili Belgeler | KYS.POL.01 P04, KYS.POL.03, KYS.POL.04, BİM.PR.16, BİM.PR.18 |
1. Amaç ve Kapsam
Hasan Kalyoncu Üniversitesi kurumsal e-posta sistemi üzerinden gerçekleştirilen toplu e-posta gönderim yetkisinin verilmesi, kullanım kuralları ve denetim çerçevesini belirler.
2. Yetki Talep Edebilecek Pozisyonlar
- Dekanlar ve Dekan Yardımcıları
- Bölüm Sekreterleri (kendi bölüm öğrencilerine yönelik)
- Enstitü ve MYO Müdürleri
- Kurumsal İletişim ve Halkla İlişkiler Birimi
- Öğrenci İşleri Müdürlüğü
- Genel Sekreterlik
- Rektörlük Özel Kalem
- BİM Müdürlüğü
- KVK Komisyonu
3. Onay Süreci
destek.hku.edu.tr → “Toplu Mail Yetkisi Talebi” formu → birim amiri onayı → BİM Müdürü onayı → Google Workspace tanımı.
4. Limit ve Kurallar
| Kural | Değer |
|---|---|
| Default gönderim limiti | 500 alıcı / mesaj |
| Özel izinli sınırsız | Var (Rektörlük, Kurumsal İletişim, KVK Komisyonu) |
| Günlük gönderim sayısı | En fazla 3 mesaj / gün / yetkili |
| Yetki süresi | 1 yıl, sonunda yenilenir |
5. İçerik Kuralları (P04 + 6563)
- Konu satırı ≤ 70 karakter
- İmzada ad-soyad, unvan, birim, dahili (BİM.PR.16 m.7 standart imza)
- Kişisel veri (TC, kişisel cep) toplu maile eklenmez
- Üçüncü parti reklam/tanıtım yasak (P04 m.32)
- Pazarlama içerikleri için açık rıza zorunlu (KVK m.5 + 6563)
- Mailde “Bu duyuru kapsamı dışındaysanız
kvkk@hku.edu.trüzerinden çıkış talep edebilirsiniz” notu
6. Denetim
- Spam ve itibar filtresi otomatik
- Şüpheli içerik manuel onaya düşer (BİM Sistem ve Sunucu Grubu)
- Kurumsal İletişim marka tutarlılığı için isteğe bağlı inceler
7. İhlal
Anında askıya alınır; tekrarda kalıcı iptal. Ciddi ihlaller (üçüncü parti reklam, izinsiz kişisel veri paylaşımı) KYS.POL.04 m.55.
8. Yürürlük
26.04.2026; Ocak/Temmuz revizyonu.
Hasan Kalyoncu Üniversitesi · Bilgi İşlem Müdürlüğü
Osmanlı Mah. Havaalanı Yolu Üzeri 8. Km 27010 Şahinbey/Gaziantep
444 6 458 · destek@hku.edu.tr · destek.hku.edu.tr · portal.hku.edu.tr
KEP: hasankalyoncu.unv@hs01.kep.tr