BİM.PR.15 — Hesap Yaşam Döngüsü ve İlişik Kesme Prosedürü
| Belge No | BİM.PR.15 | Sürüm | 1.0 | İlk Yayım | 26.04.2026 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sahip Grup | Sistem ve Sunucu Yönetimi | ||||
| Onaylayan | Mehmet ARARAT — Bilgi İşlem Müdürü | ||||
| Yasal Dayanak | KVK m.7, m.12 · ISO/IEC 27001:2022 A.5.16 · BİGDES | ||||
| İlgili Belgeler | KYS.POL.01 P02 (Personel Güvenliği), KYS.POL.03, KYS.POL.05 (Saklama-İmha), BİM.PR.05, BİM.PR.16, BİM.PR.18 |
1. Amaç ve Kapsam
KYS.POL.01 P02 (Personel Güvenliği) ve KYS.POL.05 (Saklama-İmha) kapsamında, mensubun kurumla ilişkisinin başlamasından sona ermesine kadar geçen süreçte kurumsal hesaplarının açılması, izlenmesi, askıya alınması ve kapatılmasına ilişkin asgari standartları belirler.
Tüm öğrenci, personel ve misafir kullanıcıları kapsar.
2. Sayaç Başlangıcı
Süreler resmi ayrılış tarihi itibarıyla başlar:
– İdari personel: İK Müdürlüğü kayıtlı son çalışma günü
– Akademik personel: sözleşme/atama bitiş tarihi
– Öğrenci: mezuniyet veya kayıt sona erme tarihi
3. Kullanıcı Tipi Bazında Erişim Süreleri
| Kullanıcı tipi | Mail (Google Workspace) | Diğer kurumsal sistemler |
|---|---|---|
| İdari personel ayrılışı | 90 gün salt-okunur | Anında kapanır |
| Akademik personel ayrılışı | 180 gün salt-okunur | Anında kapanır |
| Öğrenci mezuniyet | 180 gün | Anında kapanır |
| İlişiği kesilen (disiplin/sözleşme feshi) | 15 gün | Anında kapanır |
| Yarı zamanlı personel | Sözleşme süresi + 30 gün | Aynı |
| Misafir öğretim üyesi | Davet süresi + 30 gün | Aynı |
| Misafir/yaz okulu öğrencisi | Hesap verilmez | — |
OBS, EBYS, OYS, VPN, kütüphane, BAP vb. istisnasız anında kapanır. Yalnızca mail kutusu yukarıdaki tabloya göre açık tutulur.
4. Süre Sonunda
- Mail kutusu arşivlenir (BİM yedeğinde 1 yıl saklanır).
- Süre sonunda kişisel veriler KYS.POL.05 m.8.1 saklama tablosu ve KVK m.7 uyarınca periyodik imhada (6 ayda bir, ayın ilk haftası Salı) silinir.
- Kullanıcıya 30, 7 ve 1 gün önce uyarı maili gönderilir.
5. Süre Uzatma
Birim amirinin yazılı talebi + BİM Müdürü onayı ile uzatılabilir. Tipik gerekçeler:
– Devam eden bilimsel proje (akademik)
– Açık idari/hukuki soruşturma
– Yargısal gerekçe
6. Mail Devri
Birim amirinin talebi ile, ayrılan personelin mail adresine gelen e-postalar 6 ay boyunca yerine geçen kişiye yönlendirilebilir. Otomatik yanıt: “Bu e-posta adresi kullanılmamaktadır. Yerine geçen kişi: ad.soyad@hku.edu.tr”. İçerik aktarımı yapılmaz; kullanıcı kendi mail içeriğini Google Takeout ile ayrılış öncesinde indirebilir.
7. Mahsuplaşma
İlişik kesme/ayrılış sırasında zimmetli cihaz iadesi yapılmamış veya cihazda dikkatsizlik kaynaklı hasar/kayıp varsa, kalan bedel Mali İşler Müdürlüğü ve İK Müdürlüğü koordinasyonunda mahsuplaşma sürecinde hesaplanır (BİM.PR.19). Mahsuplaşma maaş/tazminat üzerinden yapılır; ayrı hukuki süreç başlatılmaz.
8. KVKK
Süre boyunca kullanıcı KVK m.11 haklarını KEP hasankalyoncu.unv@hs01.kep.tr veya başvuru formu ile kullanabilir. Talep 30 gün içinde yanıtlanır.
9. Yürürlük
26.04.2026; Ocak/Temmuz revizyonu.
Hasan Kalyoncu Üniversitesi · Bilgi İşlem Müdürlüğü
Osmanlı Mah. Havaalanı Yolu Üzeri 8. Km 27010 Şahinbey/Gaziantep
444 6 458 · destek@hku.edu.tr · destek.hku.edu.tr · portal.hku.edu.tr
KEP: hasankalyoncu.unv@hs01.kep.tr